Anforderung an eine wirksame Betriebskostenabrechnung

Hinter der Frage nach der Wirksamkeit einer Betriebskostenabrechnung steht in der Regel das Interesse des Vermieters eine eventuelle Nachforderung aus der Abrechnung durchsetzen zu können. Nur in Ausnahmefällen geht es für den Vermieter auch darum, die Betriebskostenvorauszahlungen überhaupt behalten zu dürfen. Für den Mieter geht es darum, eine überprüfbare und nachvollziehbare Abrechnung zu erhalten und nur in berechtigter Höhe weiteren Zahlungsforderungen des Vermieters ausgesetzt zu werden.

Dieser Kurzbeitrag wurde im Rahmen der 37. Mietrechtstage des eid vom 25. bis 27. April 2018 veröffentlicht. Der ausführliche Beitrag ist im August 2018 in der Schriftenreihe Partner im Gespräch Band Nr. 107 erschienen. Eine Betriebskostenabrechnung ist wirksam, wenn sie die mit ihrer Erstellung und Übersendung bezweckten Rechtsfolgen bewirkt. Das sind neben der Fälligkeit einer Nachforderung oder eines Guthabens die Erfüllung der Pflicht zur Abrechnung, die Einhaltung der Abrechnungsfrist und das Ingangsetzen der Frist für Einwendungen des Mieters. Man unterscheidet im Allgemeinen formelle Anforderungen und materielle Anforderungen an eine Betriebskostenabrechnung. Formelle Anforderungen betreffen die Darstellung: Welche Informationen gehören in die Abrechnung und wie müssen diese aufbereitet werden? Die materiellen Anforderungen betreffen den Inhalt der Abrechnung: Sind diese Kosten umlegbar und sind die Zahlen richtig? Nach ständiger Rechtsprechung des BGH muss eine formell ordnungsgemäße Abrechnung eine Zusammenstellung der Gesamtkosten enthalten, den Umlageschlüssel angeben und gegebenenfalls erläutern, den Anteil des Mieters ausweisen und die Vorauszahlungen des Mieters davon in Abzug bringen. Dabei ist der BGH in der jüngeren Rechtsprechung darum bemüht, die Anforderungen zu begrenzen. Besondere Bedeutung gewinnen die formellen Anforderungen für die Einhaltung der Abrechnungsfrist. Nach § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB ist der Vermieter mit Nachforderungen ausgeschlossen, wenn er nicht innerhalb der Jahresfrist abrechnet. Nur mit einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung wahrt der Vermieter die Abrechnungsfrist. Wenn und soweit der Vermieter bei der Abrechnung die formellen Anforderungen nicht beachtet, verliert er seinen Anspruch auf Nachzahlung aus der Betriebskostenabrechnung. Bei der Erstellung der Abrechnung ist das richtige Abrechnungsprinzip in den Blick zu nehmen. Der Vermieter muss die Kosten einem bestimmten Abrechnungszeitraum zuordnen. Die Erbringung einer Leistung durch Dritte, durch die umlagefähigen Kosten entstehen, die Rechnungsstellung für die Leistung durch den Dritten und die Begleichung der Rechnung durch den Vermieter können in unterschiedliche Abrechnungszeiträume fallen. Je nachdem, auf welches Ereignis bei der Zuordnung abgestellt wird, spricht man vom Leistungsprinzip oder vom Abflussprinzip. Der Vermieter ist vertraglich verpflichtet, eine richtige Abrechnung zu erstellen. Er kann daher jederzeit Fehler der Abrechnung korrigieren. Davon ist die Frage zu trennen, ob er das Abrechnungsergebnis noch nachträglich zu Lasten der Mieters verändern kann. Grundsätzlich kann er nach Ablauf der Abrechnungsfrist das Abrechnungsergebnis nur noch zugunsten des Mieters verändern. Eine Ausnahme besteht dann, wenn er die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat, § 556 Abs. 3 Satz 3 2. Hs. BGB. Der Pflicht des Vermieters entspricht ein Anspruch des Mieters auf Erstellung einer vertragsgemäßen Abrechnung. Ob der Mieter Anspruch auf Neuerstellung der Abrechnung oder nur auf ergänzende Erläuterungen hat, hängt davon ab, wie weitreichend der Fehler ist. Der Mieter verliert den Anspruch mit dem Ablauf der Einwendungsfrist, § 556 Abs. 3 Satz 5, 6 BGB.